Der Qualitätskreislauf Plan-Do-Check-Act  (PDCA)

Der Qualitätskreislauf (auch Q-Zyklus genannt) nach Deming ist weit herum bekannt. Er besteht aus einem immerwährenden Kreislauf aus vier Schritten, nämlich: planen - tun - überprüfen - Massnahmen ableiten (und dann wieder weiter bei planen...) oder englisch plan - do - check - act. Der Q-Zyklus kann auf einen einzelnen Prozess oder auf die Organisationsführung angewendet werden.

plan - Planen

Planen geschieht im Voraus. Das klingt zwar banal, wird aber in der Praxis häufig nicht gemacht, weil man glaubt, man könne sich noch nicht entscheiden, solange nicht alle Fakten bekannt seien. Eine fehlende Planung macht sich später sehr deutlich bemerkbar, weil die konkrete Aktion keine klare Richtung hat.

do - Tun

Viele Personen, die sich selbst als Macher/-innen bezeichnen, stellen diese Phase des Q-Zyklus in den Mittelpunkt. Zum Tun gehören auch die Dokumentation und Aufzeichnungen des Geschehens dazu (Protokolle, Verlaufsberichte, etc.).

check - überprüfen

Alle wesentlichen Abläufe in einer Organisation (Haupt-Prozesse) sollten regelmässig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Abläufe noch stimmen und das gewünschte Ergebnis bringen. Im Qualitätsmanagement spricht man von internen Audits, wenn Prozesse oder Schnittstellen systematisch überprüft werden. Kernprozesse sollten ganz selbstverständlich regelmässig überprüft werden - je nach Branche spricht man hier von Evaluation oder Auswertung oder Problemanalysen.

act - Fazit ziehen und Massnahmen ableiten

Die Ergebnisse und Protokolle werden von den jeweils direkt zuständigen Personen gesichtet und ausgewertet. Es wird ein Fazit gezogen und konkrete Massnahmen für das weitere Vorgehen bzw. die Folgeperiode werden abgeleitet. Es kommt in der Praxis leider häufig vor, dass zwar ausgewertet wird, aber die Auswertungen danach nicht weiter bearbeitet werden. Statt Massnahmen abzuleiten, durch die Führungsgremien abzusegnen und die Umsetzung zu planen, verschwinden die Evaluationsergebnisse in einem Ordner.

plan - Planen

Wenn ein Ablauf, ein Prozess sich wiederholt, fliessen die Evaluationsergebnisse und insbesondere die daraus abgeleiteten Massnahmen in die erneute Planung ein. Nur dann ist gewährleistet, dass eine Organisation eine lernende Organisation ist und sich fortwährend weiter entwickelt.

 

Der Q-Zyklus bei der Führung

plan

Wenn das Führungsgremium plant, dann plant es u.a. seine Strategie und seine Sitzungstermine und legt die Traktandenliste der Sitzungen fest.

do

Das Führungsgremium trifft sich zu den geplanten Sitzungen, arbeitet nach Traktandenliste und Aktualität und hält seine Entscheidungen in Protokollen fest.

check

Es wird eine Statistik zu durchgeführten Sitzungen und bearbeiteten Traktanden erstellt. Offene und abgeschlossene Massnahmen werden zusammengestellt. Alle Evaluationsergebnisse werden zusammengezogen und für den Management-Bericht bzw. den Jahresbericht aufbereitet.

act

In der Management-Review (häufig eine Retraite der gesamten Führungsgremien) werden alle Evaluations-Ergebnisse gesichtet und diskutiert. Es werden Massnahmen beschlossen. Selbstverständlich fliessen diese Massnahmen in die Strategie, in die Planung der Folgeperiode, in die Führungsziele und die Mitarbeiter-Ziele ein.

 

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