Der Qualitätskreislauf Plan-Do-Check-Act (PDCA)
Der Qualitätskreislauf (auch Q-Zyklus genannt) nach Deming ist weit herum bekannt. Er besteht aus einem immerwährenden Kreislauf aus vier Schritten, nämlich: planen - tun - überprüfen - Massnahmen ableiten (und dann wieder weiter bei planen...) oder englisch plan - do - check - act. Der Q-Zyklus kann auf einen einzelnen Prozess oder auf die Organisationsführung angewendet werden.
plan - Planen
Planen geschieht im Voraus. Das klingt zwar banal, wird aber in der Praxis häufig nicht gemacht, weil man glaubt, man könne sich noch nicht entscheiden, solange nicht alle Fakten bekannt seien. Eine fehlende Planung macht sich später sehr deutlich bemerkbar, weil die konkrete Aktion keine klare Richtung hat.
do - Tun
Viele Personen, die sich selbst als Macher/-innen bezeichnen, stellen diese Phase des Q-Zyklus in den Mittelpunkt. Zum Tun gehören auch die Dokumentation und Aufzeichnungen des Geschehens dazu (Protokolle, Verlaufsberichte, etc.).
check - überprüfen
Alle wesentlichen Abläufe in einer Schule (Haupt-Prozesse) sollten regelmässig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Abläufe noch stimmen und das gewünschte Ergebnis bringen. Im Qualitätsmanagement spricht man von internen Audits, wenn Prozesse oder Schnittstellen systematisch überprüft werden. Da im Bildungsbereich die Evaluation ohnehin stark verankert ist, werden viele Kernprozesse ganz selbstverständlich regelmässig überprüft.
act - Fazit ziehen und Massnahmen ableiten
Die Ergebnisse und Protokolle werden von den jeweils direkt zuständigen Personen gesichtet und ausgewertet. Es wird ein Fazit gezogen und konkrete Massnahmen für das weitere Vorgehen bzw. die Folgeperiode werden abgeleitet. Es kommt in der Praxis leider häufig vor, dass zwar ausgewertet wird, aber die Auswertungen danach nicht weiter bearbeitet werden. Statt Massnahmen abzuleiten, durch die Führungsgremien abzusegnen und die Umsetzung zu planen, verschwinden die Evaluationsergebnisse in einem Ordner.
plan - Planen
Wenn ein Ablauf, ein Prozess sich wiederholt, fliessen die Evaluationsergebnisse und insbesondere die daraus abgeleiteten Massnahmen in die erneute Planung ein. Nur dann ist gewährleistet, dass eine Organisation eine lernende Organisation ist und sich fortwährend weiter entwickelt.
Der Q-Zyklus beim Unterrichten
plan
Wenn Unterricht geplant wird, werden für die einzelnen Unterrichts-Sequenzen Sozialformen, Lernziele und Kompetenzen, Methoden sowie weitere Lernressourcen geplant. Diese Planung wird für jede Unterrichtssequenz gemacht, aber natürlich auch für einen ganzen Tag oder ein ganzes Modul.
do
Die Lehrperson führt den Unterricht gemäss Planung durch. Dabei muss eine Lehrperson in der Lage sein, die Ziele, die Methoden und die Materialien an die Lernenden, an die gruppendynamischen Abläufe und an die aktuellen Rahmenbedingungen anzupassen. Die Lehrperson hält fest, wie weit sie mit den Inhalten und Zielen gekommen ist.
check
Wenn Unterricht evaluiert wird, haben sowohl die Lehrperson wie die Lernenden etwas dazu zu sagen. Die Lehrpersonen geben einen Bericht ab. Die Lernenden beantworten Evaluationsfragen. Es ist wesentlich, dass dies nicht nur am Lehrgangs-Ende geschieht, sondern die Lernenden ebenso wie die Lehrpersonen in kürzeren Abständen Gelegenheit erhalten, ihre Einschätzung abzugeben. Dies kann mit sehr unterschiedlichen Methoden geschehen. Am Ende einer Sequenz ganz kurz und eher mit einem Blitzlicht, nach einem längeren Block mit einer Methode, die ein sichtbares Ergebnis hinterlässt (Foto) oder ein Protokoll.
act
Üblicherweise sichten die Lehrpersonen selbst die Feedbacks der Lernenden persönlich und leiten daraus ein Fazit für ihre Unterrichtsgestaltung ab. Es ist wesentlich, dass das Evaluationsergebnis und die abgeleiteten Massnahmen mit den Teilnehmenden, der Klasse, besprochen werden. An die Fachschafts- oder Bereichsleitung werden bloss die kumulierten Ergebnisse und die abgeleiteten Massnahmen weitergeleitet.
Der Q-Zyklus bei der einzelnen Durchführung eines Angebotes
plan
Wenn die Durchführung eines Angebotes geplant wird, werden die Dozenten-Einsätze bestimmt, die Stundenplanung gemacht, die Raumreservationen vorgenommen sowie die Unterlagen erstellt. Die Lehrpersonen überprüfen den Stundenplan und die Materialien und Unterlagen.
do
Der Stundenplan wird erstellt und die Lehrpersonen verpflichtet und informiert. Die Räumlichkeiten werden reserviert und eingerichtet und die Unterlagen und Materialien für Lernenden und Dozierende bereitgestellt. Es kommen eventuell mehrere Lehrpersonen zum Einsatz, die sich gegenseitig abstimmen müssen. Die Lehrpersonen führenen die Anfangssequenzen, die Prüfungen, den Unterricht sowie die Evaluationen wie abgesprochen durch und informieren sich gegenseitig über die Geschehnisse und besondere Vorkommnisse.
check
Rückmeldungen von administrativ Mitarbeitenden werden eingeholt (sie erfahren meistens, wenn etwas Organisatorisches nicht geklappt hat). Die Reklamationen, die auf unterschiedlichen Wegen hereingekommen sind und die allgemeine Rückmeldungen auf den Feedbackbögen der Teilnehmenden werden aufbereitet. Die Lehrpersonen erstellen einen Schlussbericht, in dem sie über die Zusammenarbeit, besondere Vorkommnisse und den Verlauf des Angebotes berichten.
act
Die Mitarbeitenden der zentralen Dienste fassen ihre Rückmeldungen (Reklamationen und allgemeine Rückmeldungen auf den Feedbackbögen, aber auch eigene Beobachtungen) zuhanden der Bereichsleitung zusammen und leiten Massnahmen ab, um die administrativen Abläufe zu verbessern. Die Lehrgangsleitung überprüft, ob kurz- oder mittelfristige Änderungen am Angebot gemacht werden müssen oder ob neue Erkenntnisse vorliegen, die bei der nächsten Durchführung des Angebotes berücksichtigt werden müssen.
Der Q-Zyklus bezogen auf ein Kurs-Angebot
plan
Wenn ein Kurs-Angebot geplant wird, werden die Kundenbedürfnisse, die Nachfrage und der Bedarf abgeschätzt und die Kursdauer, die Lernziele, die Inhalte, die zu erwerbenden Zertifikate oder Kursausweise, die Lerngefässe sowie die Lernzielkontrollen entsprechend geplant.
do
Die Kurse werden ausgeschrieben und bei genügend Anmeldungen durchgeführt. Die Lehrpersonen unterrichten gemäss Wegleitung oder Lehrplan.
check
Eine Statistik zur Durchführungsquote, zur Klassenbelegung, zu Aussteigern und Abbrüchen, zu Prüfungserfolgen und Anschlusslösungen wird erstellt.
act
Die Fachschafts- oder Bereichsleitung sichtet die eingegangenen Evaluationsergebnisse und die abgeleiteten Massnahmen aus den verschiedenen Durchführungen und führt sie zusammen. Sie leitet daraus Massnahmen ab, um das Angebot als Ganzes zu optimieren (Gewichtung von Themen, methodische Änderungen, Anforderungen an Räumlichkeiten, Überarbeitung der Unterlagen oder Lernmaterialien, etc.).
Der Q-Zyklus bei der Schulführung
plan
Wenn die Schulleitung plant, dann plant sie u.a. ihre Strategie und ihre Sitzungstermine und legt die Traktandenliste der Sitzungen fest.
do
Die Schulleitung trifft sich zu den geplanten Sitzungen, arbeitet nach Traktandenliste und Aktualität und hält ihre Entscheidungen in Protokollen fest.
check
Es wird eine Statistik zu durchgeführten Sitzungen und bearbeiteten Traktanden erstellt. Offene und abgeschlossene Massnahmen werden zusammengestellt. Alle Evaluationsergebnisse werden zusammengezogen und für die Schulleitungs-Review aufbereitet.
act
In der Schulleitungs-Review (häufig eine Retraite der erweiterten Schulleitung) werden alle Evaluations-Ergebnisse gesichtet und diskutiert. Es werden Massnahmen beschlossen. Selbstverständlich fliessen diese Massnahmen in die Strategie, in die Planung der Folgeperiode, in die Führungsziele und die Mitarbeiter-Ziele ein.