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Ein Projekt ist das zielgerichtete, befristete Vorgehen. Zu einem Projekt gehören ein Projektauftrag, klare Ziele, definierte Beteiligte, ein verbindlicher Zeitrahmen und ein definierter Kostenrahmen. Ein Projekt muss geplant, durchgeführt und ausgewertet (evaluiert) werden.

Mit Projekten unterstützt eine Organisation gezielt die Umsetzung der Strategie und des Leitbildes. Ein optimales Projektmanagement sorgt für eine operative Planung und Umsetzung, die die Ressourcen der Mitarbeitenden und der Organisation schont. 

 

Projektablauf

Die folgenden Aufzählungen sind eine Auslegeordnung, keine Anleitung.

Projekt beantragen

Die Idee für ein Projekt kann von Mitarbeitenden, Aussenstehenden, Auftraggebenden oder Kund*innen kommen. Das Verfahren zur Lancierung eines Projektes sollte transparent sein, so dass alle ihre Ideen einbringen können.

Zuerst werden die Grobziele, Chancen und Risiken, personeller und finanzieller Aufwand, benötigte Infrastruktur und Zeitrahmen formuliert. Dies ist die Ausgangslage für einen Projektantrag an die Geschäftsleitung. Nachdem ein Projektantrag geprüft, präzisiert und angenommen worden ist, wird eine Projektleitung eingesetzt.

Projekt planen

Die Projektleitung plant Vorgehensweise und Termine. Sie bestimmt die Mittel und den Ressourceneinsatz. Sie legt Meilensteine fest, bei deren Erreichung überprüft wird, ob das Projekt auf Kurs ist. Sie legt ein Evaluationsverfahren für das Projekt beim Abschluss fest. Ausserdem werden die Kommunikationswege und Kooperationen sowie die Projektmanagementmethode festgelegt.

Projektauftrag

Die Projektplanung mündet in einen Projektauftrag. Damit legt sich die Geschäftsleitung fest und übergibt die Verantwortung für das Projekt der Projektleitung.

Die Projektleitung konkretisiert die Methode des Projektmanagements.

  • Traditionelles Projektmanagement bildet die Ziele und Vorgaben der Geschäftsleitung ab. Während der Projekt-Durchführung werden zu vordefinierten Zeitpunkten (Meilensteinen) regelmässige Statusberichte erstellt und die Kosten überwacht.
  • In agilen Organisationen steht beim Projektmanagement zusätzlich der optimale Rahmen für die Teammitglieder und die Vorgehensweisen im Vordergrund. Um mögliche kurzfristige Veränderungen aufzufangen und zu berücksichtigen werden kürzere Controlling-Einheiten, sogenannte Sprints eingesetzt. Jeder Sprint dauert zwischen zwei und vier Wochen und wird abgeschlossen und bewertet.

Projekt durchführen

Die Projektleitung ist gemeinsam mit dem Projektteam darauf bedacht, die Vorgaben einzuhalten und das gesetzte Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Je kürzer die Kontroll-Intervalle und je grösser der Handlungsspielraum der Beteiligten sind, desto flexibler kann auf veränderte Rahmenbedingungen eingegangen werden.

Projekt evaluieren

Der Schlussbericht wird analysiert und gewürdigt. Die Geschäftsleitung überprüft, ob die Ziele erreicht wurden (Verifizierung) und ob der Projekt-Nutzen den Erwartungen entspricht (Validierung).

  • Projektziele wurden erreicht
  • Projektnutzen ist eindeutig feststellbar
  • Projektkunden sind zufrieden
  • Projektmitglieder beurteilen die Zusammenarbeit als positiv
  • Projektkosten sind im Budget bzw. Überschreitungen wurden frühzeitig bewilligt

Projekt abschliessen

Die Projekt-Unterlagen werden archiviert. Die interessierten Parteien werden informiert, gegebenenfalls wird das gelungene Projekt in grösserem Rahmen gefeiert.

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