Diese Prozessbeschreibung dient als Muster und Anregung. Sie entspricht einer verbreiteten Vorgehensweise bei der Schuladministration. Sie enthält nur die Prozess-Bereiche Front- und Backoffice. Die Prozesse für Marketing, Infrastruktur, Informatik und Finanzen sind hier nicht beschrieben.

Prozess-Grundlagen

Prozess-Ziel

Die administrativen Abläufe einer Schule effektiv und kundenfreundlich gestalten.

Geltungsbereich

Die administrativen Tätigkeiten im Frontoffice (Schalter, Telefon, Mails: direkter Kontakt mit Kunden und Mitarbeitenden) und im Backoffice (Schulverwaltung, Adressverwaltung, Raumverwaltung, Wissensmanagement).

Zuständigkeiten

Prozesseigner: Leitung interne Dienste, Leitung zentrale Dienste, Leitung Administration

Teil-Prozesse

Schulverwaltung

Die meisten Prozesse der Schulverwaltung werden über die Schulverwaltungssoftware gesteuert. Entsprechend wesentlich ist die Auswahl und die Aktualisierung der Software.

Adressverwaltung Kunden

Aktuelle Adress-Daten von Kunden sind zentral. Spezielle Herausforderungen von Schulen sind diesbezüglich:

Zusatzdaten zu Eltern und oder Arbeitgebern
der gleiche Kunde kann in mehreren Klassen / Angeboten angemeldet sein
Schnittstellen zu Notenerfassung, Klassenzuteilung
Adressen von Ehemaligen sind von strategischer Bedeutung
Kunden können auch Mitarbeitende sein
Schnittstelle zu Debitoren

Adressverwaltung Mitarbeitende

Mitarbeitende können auch Kunden sein
Mitarbeitende der zentralen Dienste können auch Lehrpersonen sein und umgekehrt
Schnittstelle zu Stundenplanung, Raumzuteilung, Klassenzuteilung (bei Lehrpersonen), Lektionenbuchhaltung
Schnittstelle zu Qualifikationen / Ausbildungen / Weiterbildungen
Schnittstelle zu Kompetenzmanagement (welche Lehrperson für welches Fach, für welche Spezialaufgabe)
Schnittstelle zu Lohnbuchhaltung

Klassenverwaltung

Kunden können gleichzeitig in mehreren Klassen zugeteilt sein (Freifach-Klassen, Module)
Pro Klasse können mehrere Lehrpersonen in unterschiedlichen Funktionen (Klassenlehrer, Klassenassistenz, Speziallehrer) tätig sein
Klassen können aufgeteilt und zusammengelegt werden

Zeugnisse und Zertifikate

Notenerfassung
Zeugniserstellung
Zertifikats-Erstellung
Zertifizierungsgebühren, Meldung an zentrale Register

Raumverwaltung

Zimmerzuteilung
Belegungen Spezialräume
Reservationen
Vermietungen
Dazugemietete Räumlichkeiten
Anforderungen an Schulungsräumlichkeiten
Verantwortlichkeiten für Spezielle Infrastruktur und Materialien
Schnittstellen zu Infrastruktur-Prozess

Stundenplanung

Schnittstellen zu Lehrpersonen
Schnittstellen zu Klassen
Schnittstellen zu Raumverwaltung
Fächer und Module

Information und Orientierung

Angebote

Ausschreibungen, Wegleitungen
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Dokumentationen

Berichterstattung

Geschäfts- und Jahresberichte
Statistiken
Aufbereitung Evaluationen

Information

Website
Intranet
Lernplattform
Kursprogramme

Aufnahme

Aufnahmeprozedere
Anmeldeverfahren
Aufnahmeprüfungen
Einstufungstests

Schulmaterial

Lehrmittel, Skripts
Lehrbücher
Büromaterial
Papier
Drucker, Kopierer

Input

Stundentafeln, Lehrpläne
Raumverzeichnis
Terminpläne
Jahresplanungen
Anmeldungen
Personendaten

Output

Liste wiederkehrender Aufgaben, Jahresplanung
Klassenplanung
Stundenplanung
Prüfungspläne
Informationsmaterial für Kunden
Informationsmaterial für Lehrpersonen (Klassenlisten, Materiallisten)
Daten und Statistiken zuhanden Schulleitung, Marketing,
Zeugnisse, Zertifikate

Prozess-Messgrössen, Indikatoren

Kundenzufriedenheit mit Administration, Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit Administration, Durchlaufzeiten, Antwort-Fristen, Informations-Anfragen, Missverständnisse, Doppelbelegungen, Qualität der Informationen.

Schnittstellen zu anderen Prozessen, Partnerschaften

Kompetenzmanagement, Unterlagen & Spezialräume, Controlling, Partnermanagement, Infrastruktur, Finanzen, ...

Mitgeltende Dokumente und Themen

Gesetze und Verordnungen
Datenschutz, Perönlichkeitsschutz
Arbeitssicherheit / Gesundheitsschutz
Nachhaltigkeitsberichte, Umweltberichte
IKS
Wissensmanagement